Qué es el Teletrabajo y cómo aplicarlo: Guía completa paso a paso
Los últimos meses se han convertido clave en lo que a teletrabajo se refiere provocando la transformación digital de muchas empresas. Pero, ¿sabes qué es el teletrabajo? ¿Cuáles son las mejoras pautas para desarrollarlo correctamente?
En este post te cuento todo sobre el teletrabajo: qué es, cuáles son las modalidades de teletrabajo existentes y cómo podemos implantarlo en la empresa. Además, también vamos a ver una serie de consejos para teletrabajar eficazmente.
¿Qué es el teletrabajo?
La definición de teletrabajo más acertada sería la siguiente: modalidad de trabajo por la cual una persona desempeña sus funciones habituales de manera telemática.
Habitualmente suele ser desde el hogar, pero también puede desarrollarse desde otro lugares como pueden ser los cooworkings.
Otro de los conceptos que han surgido recientemente es el de smart working. Se refiere a aquel modelo de trabajo en el cual no se mide el desempeño en base a las horas trabajadas. Sino que se trabaja por objetivos.
Esto implica dos cosas:
- La empresa debe tener confianza ciega en sus empleados.
- El trabajador debe conocer perfectamente cuáles son los objetivos que le va a solicitar la empresa.
Modalidades de Teletrabajo
Como te adelantaba más arriba, existen distintas modalidades en base a dónde se ubique el trabajador.
Podemos resumirlas en:
En los últimos años cada vez son más las empresas que se han sumado a la modalidad de trabajo móvil. De esta manera, muchos trabajadores tienen la opción de trabajar desde su casa uno o dos días en semana.
¿La ventaja? Los trabajadores se encuentran más contentos al poder conciliar su vida laboral y la familiar de manera más sencilla.
Ventajas y desventajas del Teletrabajo
El teletrabajo tiene ventajas y desventajas tanto para la empresa como para los trabajadores. Afectan a varios factores que van desde la productividad y la concentración hasta la conciliación de la vida laboral y personal.
Vamos a ver cuáles son los beneficios para cada una de las partes y qué inconvenientes puede traer.
¿Cuáles son las ventajas del teletrabajo?
Cuando hablamos de los beneficios que puede conllevar el teletrabajo debemos distinguir entre aquellos que afectan al trabajador y los que afectan a la empresa.
Ventajas del teletrabajo para la empresa:
- Reducción de costes. El hecho de no encontrarse en la oficina hace que los gastos para la empresa disminuyan de manera considerable.
- Mejora de la satisfacción y, como consecuencia, un aumento de la productividad por parte de los trabajadores.
- Mejor clima laboral. Al no encontrarse en la oficina, los roces entre compañeros se reducen de manera considerable.
- Dado que la conciliación familiar y laboral de los trabajadores es mejor, el absentismo laboral también suele verse reducido. Pudiendo incluso desaparecer.
- Retención del talento. La mayor motivación de los trabajadores y el hecho de que estén más comodos hace que decidan mantenerse en la empresa. De esta manera, se reduce la posible “fuga de cerebros” en la empresa.
- Reducción de los accidentes laborales.
- Posibilidad de trabajar con personas que se encuentran en otras localidades o países.
- Mayor control de las actividades y funciones desarrolladas por los empleados. En muchas ocasiones el teletrabajo conlleva el uso de herramientas de monitorización que nos permiten seguir de manera más efectiva el trabajo desarrollado por los trabajadores.
Beneficios del teletrabajo para el empleado
- Reducción del estrés. El hecho de no tener que desplazarse y poder trabajar desde la comodidad del hogar hace que los niveles de estrés presentes en el trabajador disminuyan.
- Horarios más flexibles. la mayor parte de las veces el teletrabajo viene acompañado de unos horarios más flexibles y que el trabajador puede adaptar según sus necesidades.
- Mayor conciliación entre la vida personal y laboral. Al pasar más tiempo en casa, resulta más sencillo que la persona puede conciliar su vida laboral con la profesional en su día a día.
- Más autonomía. Pero, el hecho de ser más independientes, también conlleva un aumento de la responsabilidad.
- Aumento de la productividad. Al igual que comentábamos más arriba, el hecho de los trabajadores se encuentren más contentos se termina traduciendo en una mejora de la productividad por parte de los mismos.
Principales inconvenientes del teletrabajo
Pero, además de presentar ventajas, el teletrabajo también puede presentar ciertos inconvenientes. Los cuales suelen estar asociados a un uso no adecuado del mismo.
Los principales errores que se cometen a la hora de teletrabajar son:
- No desconectar. Muchas veces el hecho de tener el centro de trabajo en nuestra propia casa puede hacer que no desconectemos nuestra mente del ámbito laboral.
- Trabajar más horas de las debidas. Asociado con lo anterior está el hecho de que, en ocasiones, al teletrabajar corremos el riesgo de alargar nuestra jornada más de lo recomendable.
- Exigir a los trabajadores más de lo necesario. Por parte de las empresas muchas veces suele ocurrir esto. La mayor parte de las veces asociado a una falta de confianza desde la empresa hacia el trabajador.
- Pensar que no hay horarios. A pesar de encontrarnos trabajando en casa, es importante que nos organicemos usando agendas o algo similar. Si trabajamos de manera aleatoria corremos el riesgo de caer en la improductividad.
- No contar con las herramientas adecuadas. Por último, otro de los errores que cometen muchas veces las empresas es el hecho de no dar a sus empleados las herramientas necesarias para desempeñar el teletrabajo de manera efectiva.
¿Qué requisitos que debe cumplir una empresa para teletrabajar?
Una duda que surge muchas veces es la de si cualquier empresa puede implementar el teletrabajo. La respuesta en algunos casos es clara pero en otros nos queda alguna duda.
Realmente, para poder implementar el teletrabajo, la empresa tiene que cumplir 3 requisitos principales:
- Que el trabajo pueda realizarse desde casa.
- Ofrecer a los trabajadores los recursos necesarios para que puedan desarrollar sus funciones.
- Establecer unos horarios y vías de comunicación adecuadas.
Cumpliendo estas 3 pautas cualquier empresa podría pasar a desarrollar la fase de implementación.
Pasos para implementar el teletrabajo
Pero, ¿cómo podemos implementar el teletrabajo dentro de una empresa? En ocasiones se trata de un proceso complicado debido a la situación actual; esto es lo que nos ha pasado a nosotros durante la época del COVID.
No obstante, existen una serie de pasos que pueden servirnos de guía:
1. Definir unos objetivos cuantificables
Es decir, debemos plantearnos cuáles son los objetivos que debe cumplir cada trabajador y cada equipo de trabajo. Pero estos objetivos tienen que poder medirse.
2. Elige los canales de comunicación a usar
Es importante que definamos cómo vamos a relacionarnos con los trabajadores que se encuentran en este tipo de situación. Esto incluye también el número de reuniones, llamadas, etc… que queramos establecer con ellos en nuestro día a día.
3. Forma previamente a tus empleados
Debemos tener en cuenta que nuestros trabajadores tienen que estar formados antes de comenzar a teletrabajar.
Esto no implica solamente que sepan gestionarse para trabajar dentro de su casa. También tendrán que conocer el funcionamiento de aquellas herramientas que vayamos a utilizar para trabajar.
4. Facilita a tus trabajadores las herramientas necesarias
Es importante que los trabajadores tengan todos aquellos elementos que les resulten necesarios para poder desempeñar su trabajo adecuadamente.
5. Utiliza herramientas de control
Muchas veces, para evitar los posibles problemas de desconfianza, es mejor establecer unas herramientas que nos permitan llevar un control de aquello que están haciendo nuestros trabajadores.
Por un lado, estas herramientas pueden ayudarles a gestionar mejor su tiempo. Pero también corremos el riesgo de que se lo tomen como una medida de control excesiva; por lo que es importante explicar de un inicio su utilidad e indicar que solamente servirá de guía para mejorar la productividad.
6. Realiza una supervisión periódica
Finalmente, es importante realizar también una supervisión de las personas que se encuentran en situación de teletrabajo.
Al igual que el resto de nuestros empleados, necesitan del apoyo y seguimiento de los jefes. Por lo que es importante no dejarles caer en el olvido.
Además de la implantación del teletrabajo como práctica habitual en las empresas.
El Covid-19 ha generado nuevas perspectivas tanto para las marcas como para los profesionales. Aquí te dejo dos artículos que podrían interesarte:
- Las 12 profesiones más demandadas después del Covid
- 10 Tipos de negocios MUY rentables después del coronavirus
Las mejores herramientas para teletrabajar
Ya tenemos todas las pautas para poder implementar el teletrabajo en una empresa. Entonces llega el momento de elegir las herramientas que pueden ser más adecuadas para ello.
A continuación te dejo 4 de las herramientas de trabajo en equipo más utilizadas:
- Zoom: durante el COVID es una de las plataformas que se ha puesto más de moda. Zoom te permite establecer videollamadas y reuniones con más de 60 personas y tiene opción gratuita.
- Hangouts: si tu empresa utiliza Google Suites, una de las mejores alternativas puede ser hangouts. Esta herramienta de Gmail te permite enviar mensajes instantáneos, crear grupos, realizar videollamadas, etc…
- Trello: una de las herramientas de organización más extendidas. Con Trello puedes crear distintos tableros en los cuáles puedes hacer listas con tareas pendientes, acabadas, checklist, etc… Además, puedes etiquetar a las personas a las cuáles quieras asignar esa tarea y les llegará una notificación a su correo electrónico.
- Slack: se trata de un chat que te permite crear grupos (pequeños o grandes). De esta manera podrás enviar mensajes rápidos y categorizar los distintos departamentos dentro de una empresa.
Si en lo que te encuentras inmerso es en la búsqueda de empleo, te recomendamos leer estos post:
Cuáles son los Derechos del trabajador durante el teletrabajo
Muchas veces a la hora de teletrabajar pasamos por alto que, al igual que obligaciones, los trabajadores también tienen derechos. Y las empresas deben respetarlos.
A continuación te enumero los derechos de los trabajadores durante el teletrabajo:
- El salario se mantiene igual. Es decir, el hecho de teletrabajar no puede conllevar, en ningún caso, una disminución del salario.
- También tienen la opción de promocionar dentro de la empresa. Es decir, si surge algún puesto dentro de la compañía que les permita ascender, deben ser informados por si quisieran presentarse al mismo.
- El derecho a formación es otro de los que se contempla. Es decir, los empleados deben tener la opción de poder seguir formándose profesionalmente y la empresa debe proveerlos de todos los medios necesarios para ello.
- También se aplica la Ley 3171995, de 8 de noviembre de Prevención de Riesgos Laborales, y su normativa de desarrollo.
- Además, también podrán tener representación colectiva pero, para ello, tendrán que estar adscritos a algún centro de trabajo físico. Todo ello en base al estatuto de los trabajadores.
9 Consejos para teletrabajar de manera efectiva
Finalmente, te dejo estos consejos para teletrabajar de manera efectiva.
¡Toma nota!
1. Usa espacios distintos para trabajar y para descansar
Uno de los puntos principales y más importantes a la hora de teletrabajar es separar entre espacios de trabajo y de ocio. Esta distinción hace que nuestro cerebro descanse y nos ayuda a desconectar cuando ya ha finalizado la jornada laboral.
2. Utiliza un espacio adecuado para teletrabajar
No sirve cualquier espacio, debes utilizar un lugar preparado para desarrollar tus funciones de manera efectiva.
Es importante que cuentes con un sitio despejado en el cual no puedan molestarte y en el que cuentes con todos los elementos necesarios para desarrollar tus funciones. Además, si es un espacio con luz y las paredes de color claro mejor, ya que esto favorece la concentración.
3. Apaga el ordenador cuando finalices tu jornada
Como comentábamos arriba, uno de los errores principales que cometemos a la hora de teletrabajar es el de no desconectar. Precisamente por ello es importante que apagues el ordenador cuando finalice tu jornada y dediques tu mente a realizar otro tipo de actividades.
4. Establece un horario y respétalo
De nada sirve apagar el ordenador si luego estás dándole vueltas a la cabeza a todo aquello que tienes que hacer en tu trabajo. Es importante que establezcas un horario laboral tanto a nivel físico como a nivel mental y lo respetes a rajatabla.
Lo cual no implica ser flexible si en algún momento puntual la empresa necesita tus servicios fuera de tu jornada.
5. Aprovecha tus momentos más productivos
Todos tenemos algunos momentos y días en los cuáles somos más productivos. La flexibilidad de horarios que permite el teletrabajo es ideal para que aprovechemos estos momentos para trabajar; dejando a un lado los momentos de menor concentración para realizar otras tareas.
6. Acompaña tus jornadas con música
La música siempre suele ser una buena alternativa ya que puede motivarnos y hacer que el tiempo pase más rápido. No obstante, es importante que elijamos alguna música que nos permita mantener la concentración y no aquella que pueda distraernos.
7. Mantén la conexión con otras personas
Muchas veces cuando estamos teletrabajando caemos en el error de tener menos contacto con otras personas y esto es un error. Es importante que, en tu día a día, hables con gente (no tiene porqué ser solo de tu ámbito laboral) y te relaciones con otras personas.
8. Si puedes, sal a pasear después de trabajar
Realizar algún tipo de actividad física después de trabajar es una estupenda opción para despejar nuestra mente. Además de relajarte, te ayudará a conseguir esa desconexión tan necesaria que comentábamos arriba.
9. Si vives con otras personas pide que no te molesten mientras trabajas
Trabajar en el hogar conlleva compartir horarios y lugares con otros miembros de nuestra familia, compañeros de piso, etc… Estos pueden ser causa de distracción. Por ello es importante que les hagamos entender desde un inicio que los horarios de trabajo deben ser respetados y que necesitamos concentrarnos en la tarea que tenemos por delante.
Conclusiones
El formato de teletrabajo puede tener muchas ventajas tanto para la empresa como para el trabajador. Pero debemos aprender a desarrollarlo de manera efectiva y sin caer en los típicos errores.
Siguiendo los sencillos consejos que te dejamos podrás llevarlo a cabo de manera eficaz.
Y tú, ¿teletrabajas habitualmente? ¿Lo has hecho durante el COVID?
